2. Leasing en onderhoud van dienst- of salariswagens

Reeds meer dan twintig jaar (sinds 1995) werd er door het lokaal bestuur van de gemeente Knokke-Heist een bepaalde leasingmaatschappij aangesteld via een overheidopdrachtenprocedure.

Dit dateert van voordat ik gemeenteraadslid (in 2007) of schepen (in 2012) werd.

Ik ben ondernemer. Jammer genoeg zijn er in de politiek steeds minder ondernemers te motiveren om een mandaat op te nemen. Zij raken gedemotiveerd en/of gedesillusioneerd m.b.t. het toxische politieke klimaat en/of de traagheid van besluitvorming. Toch zijn er ondernemers die, niettegenstaande deze niet-evidente werkomstandigheden, toch de drive blijven vinden om politiek actief te zijn en beleidsverantwoordelijkheid op te nemen, ten bate van hun gemeente en haar inwoners.

GD heeft filialen in Brugge en Knokke-Heist en telt talloze klanten: ondernemingen, particulieren, publieke besturen e.d. en dat reeds sinds de jaren ’90 (toen mijn vader nog zaakvoerder was) en lang voor de aanvang van het mandaat als gemeenteraadslid en later schepen van Knokke-Heist. Toen ik als zaakvoerder van GD eerst gemeenteraadslid en daarna schepen werd, was ik uiteraard minder beschikbaar voor mijn bedrijf. Ik diende bijkomende investeringen te doen (door o.a. extra personeel aan te werven) om mij voor de uitoefening  van mijn gemeentelijk mandaat voldoende beschikbaar te maken.

Voor de aanvang van mijn mandaat had ik mij uitgebreid geïnformeerd of ik mijn zelfstandige activiteit kon blijven uitoefenen, naast mijn mandaat in de gemeente, en of GD als leverancier actief kon blijven bij de leasingpartners waarmee de gemeente samenwerkte.

Ik kon beide functies perfect combineren. Gesterkt door dit standpunt oefende ik mijn mandaat met volle overtuiging uit, en handelde ik in die zin steeds te goeder trouw. Alle bevoegde instanties waren er namelijk van overtuigd dat ik aanwezig mocht zijn bij de beraadslagingen.

Nooit op enige onregelmatigheid gewezen inzake besluitvorming

Voor de aanvang van mijn mandaten werd mij telkens door de algemeen directeur (destijds de gemeentesecretaris), toenmalig burgemeester Leopold Lippens en toenmalig eerste schepen Maxim Willems verzekerd dat dit voor deze mandaten geen probleem vormde. Indien ik toen een andere boodschap had gekregen, had ik nooit een politiek mandaat opgenomen in de gemeente. Geen enkele andere mandataris of geen enkel ander gemeentelijk personeelslid heeft ooit enige opmerking terzake gemaakt.

De beslissingen werden door het college van burgemeester en schepenen steeds genomen met het oog op de meest kostenefficiënte oplossing voor de gemeente.

In 2023, bij aanvang van een onderzoek, werd mij plots gevraagd door de algemeen directeur van de gemeente Knokke-Heist om niet meer deel te nemen aan collegebeslissingen m.b.t. bv. raamovereenkomsten met leasingmaatschappijen uit veiligheidsoverwegingen, hetgeen ik dan ook gedaan heb.

Recent wees de algemeen directeur op 11 januari 2023 er op dat er geen onregelmatigheden waren m.b.t. de aanbestedingen inzake bestek 2021/1921/CON/JV – renten van diverse wagens voor de gemeentelijke diensten, gegund bij collegebesluit van 18 februari 2022, alsook bij de gelijkaardige opdracht die op 10 november 2022 werd geplaatst (bestek 2022/2123/CON/EV) – en in welk kader, zoals eerder aangehaald,  ik niet aanwezig was op de collegezitting m.b.t. de gunning.

Diverse aanbestedingsprocedures

In diverse aanbestedingsprocedures is het onduidelijk wat aan mij precies wordt verweten of kan worden verweten.

Zo kan mij moeilijk worden aangewreven dat in het kader van een overheidsopdracht (2013/481 – renten van diverse wagens voor gemeentelijke diensten) enkel één bepaalde leasingmaatschappij een regelmatige offerte indiende. Een andere maatschappij had slechts voor één lot ingediend, terwijl het geen deelbare aanbesteding was. Nog een andere maatschappij had geen vijf ondertekende referenties gevoegd. Dat de andere kandidaten een onregelmatige offerte indienden, is een vaststelling die de gemeentelijke administratie deed en die door het college van burgemeester en schepenen is gevolgd, met visum van de financieel directeur van de gemeente Knokke-Heist. Daarnaast is er geen afnameverplichting bij GD.

Voor opdracht 2014/511 (raamovereenkomst voor het renten van diverse wagens voor de gemeentelijke diensten) was er slechts één regelmatige bieder, aangezien de andere niet aan de kwalitatieve selectiecriteria voldeden (bv. ontbreken van certificaten van goede uitvoering). Ook hier gaat het om een vaststelling van de gemeentelijke administratie, die door het college gemeentelijke werd gevolgd (met visum van de financieel directeur van de gemeente Knokke-Heist).

Geen “constructie”

Ik zette geen constructie op om voor de gemeente auto’s te leasen en te onderhouden en de algemeen directeur van de gemeente bevestigde dat er geen onregelmatigheden zijn in de aanbestedingsprocedure en dat er geen sprake is van enige onderaanneming.

Voor overheidsopdrachten m.b.t. leasingwagens dienen leasingmaatschappijen een offerte in. De winnende leasingonderneming kiest waar ze auto’s bestelt en bij welke concessiehouder het onderhoud wordt uitgevoerd. Er is geen exclusiviteit. Vooraleer ze zelf een aanbestedingsofferte indienen bij een overheid, vragen leasingmaatschappijen offertes aan nationale merken en verdelers.

De maatschappij waarvan sprake vraagt offertes aan verschillende partijen nationale merken en verdelers. De leasingmaatschappij consulteert verschillende merken teneinde zelf de goedkoopste offerte op te stellen.

Ze zoekt, omwille van efficiëntie en praktische redenen, naar garages in de buurt van de aanbestedende overheid.

Indien een leasingmaatschappij een offerte voegt van een nationaal merk of verdeler (zoals bv. van GD), dient dit voor de vergelijking van offertes, bv. om een huurprijs op te baseren. Andere leasingmaatschappijen volgen uiteraard dezelfde procedure. Zo kan de technische dienst, in het kader van de raamcontract-aanbesteding en de voorbereiding van een verslag van nazicht, wagens van hetzelfde type vergelijken.

Een dergelijke referentieofferte is geen overeenkomst en de leasingmaatschappij had ook de mogelijkheid om andere wagens aan te leveren. De referentiemodellen die gebruikt worden dienen als basis om de kandidaten hun prijs te laten geven voor de referentiemodellen en alsdan een vergelijking te maken voor een keuze voor de beste kandidaat. 

De reden dat betrokken offertes zijn gericht aan het lokaal bestuur, is omdat dan de fleetkortingen van de nationale merken van toepassing zijn. Nogmaals: het gaat hier over referentieoffertes ten behoeve van vergelijking, niet over daadwerkelijke offertes.

Bovendien zijn dergelijke referentieoffertes ook doorgegeven en gebruikt door andere leasemaatschappijen en vroeg de gemeentelijke vlootmanager ook referentieoffertes aan bij andere lokale garagehouders.

Eén enkele keer gebeurde dit rechtstreeks door de vlootmanager t.a.v. de toenmalige schepen omdat er een nood aan snel handelen was, en hij ervan uitging dat de leasemaatschappij het betrokken dienstvoertuig zou bestellen bij GD. In de regel wordt de leasingmaatschappij daarvoor gecontacteerd. Maar: dit gebeurde door de vlootmanager, niet door mij.

Er bestaat m.a.w. geen contractuele relatie tussen enerzijds het nationale merk/de verdeler en anderzijds de leasingmaatschappij die de overheidsopdracht wint. Prijzen en mogelijke kortingen worden bovendien op nationaal niveau door de merken bepaald en niet door garages.

Vervolgens kiest een personeelslid vrij een merk en model van salariswagen en een verdeler, volgens de bedrijfswagenpolicy van de gemeente en het OCMW Knokke-Heist; de leasingmaatschappij beslist autonoom waar ze wagens bestelt.

Verdelers kunnen scherpe voorwaarden geven; GD is niet de enige erkende verdeler die een geste doet om binnen het leasebudget te blijven. Dat behoort voor iedereen tot de mogelijkheden. GD is sowieso op de hoogte van kortingen van concurrenten omdat de klanten die zelf voorleggen. GD gaf als commerciële geste een gratis trekhaak bij de afname van een salariswagen.

Het onderhoud mag bij elke erkende verdeler van dat merk in België uitgevoerd worden. Er is geen exclusiviteit. M.a.w.: indien een nationaal merk/verdeler – naast andere – een offerte overmaakt aan een leasingmaatschappij, beslist die uiteindelijk waar ze de wagen aankoopt ten behoeve van de aanbestedende overheid.

Er is geen onderaanneming van GD bij de opdrachthouder van de door de gemeente uitgeschreven aanbestedingen i.v.m. leasingwagens. De enige opdrachtnemer en leverancier is de leasingmaatschappij. GD werd niet gevoegd als één van de onderaannemers zoals opgenomen in de offerte van de betrokken leasingmaatschappij.

Er is geen overeenkomst tussen GD en de betrokken leasingmaatschappij. Er is geen koop-verkoopovereenkomst tussen het lokaal bestuur en GD.

Evenmin is er een onderhouds- of andere overeenkomst tussen het lokaal bestuur en GD, noch worden hiervoor kosten aan het lokaal bestuur gefactureerd. De leasingmaatschappij dient een globale huurprijs op te geven per maand die, behoudens uitzonderingen, constant dient te blijven voor de ganse duurtijd. In deze huurprijs dienen alle kosten voor onderhoud, herstellingen en controle begrepen te zijn (cf. bv. bestek nr. 2020/1475/CON/JV, blz. 4-5).

Er is dan ook geen onrechtstreekse deelname aan de opdracht. De aankoop en huur/renting van wegens gebeurt zelfstandig door de leasingmaatschappij. Het lokaal bestuur koopt noch huurt wagens bij een garage.

GD deed een gratis update m.b.t. de GPS in de wagen van wijlen schepen Maxim Willems, niettegenstaande dit niet in een leasingcontract was opgenomen.

Dat men voor een probleem van geurhinder in een wagen (de bestuurder at boterhammen in de wagen en liet de motor draaien voor de verwarming van het voertuig) naar GD ging en daarvoor niet eerst de leasingmaatschappij in Brussel contacteerde, was eveneens niet abnormaal. Het is de garage die een goedkeuringsnummer dient te vragen aan de leasingmaatschappij.

Dit illustreert vooral een efficiënte en oplossingsgerichte methode die werd aangewend door GD, ten behoeve van, en in het voordeel van de gemeente.

Het gegeven dat er slechts één deelnemende leasingmaatschappij was zou tot gevolg hebben – indien een andere interpretatie zou worden gegeven – de opdracht gewoonweg nooit kan worden toegekend…

Mocht men een overzicht maken van de salariswagens van de gemeente, dan zal blijken dat GD lang niet de meeste voertuigen leverde aan de leasemaatschappij. Zo had bijvoorbeeld geen enkel personeelslid op mijn vroegere dienst een auto van GD.

Het gebeurt dat bepaalde types dienstwagens slechts bij bepaalde merken terug te vinden zijn, en/of dat zij marktleider zijn voor specifieke bestelwagens (bv. de marktleider in België voor bestelwagens is Renault).

De betrokken leasemaatschappij is een merken-onafhankelijke maatschappij. Voor personenvoertuigen werkt ze samen met alle garages en alle merken. Voor dienstwagens werkt ze samen met merken die kunnen leveren volgens de technische omschrijving, voornamelijk Renault en Nissan (vroeger Opel), aangezien andere merken bepaalde typewagens niet aanbieden. Bijvoorbeeld Renault en Nissan zijn gespecialiseerd in bestelwagens met kipper; Ford en Opel zijn dat niet.

De vertegenwoordiging in de 133 dienstwagens van de gemeente Knokke-Heist zijn dan ook navenant. Omwille van de technische vereisten zijn 64 van de 71 dienstwagens van Nissan of Renault. 13 wagens van de 62 salariswagens zijn van Nissan of Renault.

Dit werd expliciet aangegeven door de leasingmaatschappij, en is duidelijk een weerspiegeling van de markt. Dat Nissan of Renault bij GD wordt geleverd, hoeft niet te verbazen, aangezien GD sedert lang een erkende verdeler is van Nissan en Renault. Dit is een keuze van de afnemer resp. de leasingmaatschappij in kwestie.

Bovendien was ik bij de goedkeuring van 31 leasingwagens niet aanwezig op het college, 15 werden er uiteindelijk geleverd bij GD. De aanwezigheid van mij in het kader van deze besluitvorming maakte geen verschil uit. Terzake heb ik steeds te goeder trouw gehandeld.

De collegezitting van 16 december 2022 was de eerste waarop de algemeen directeur van de gemeente aan mij verzocht om afwezig te blijven, wellicht omdat er signalen van een audit waren. Dat ik op 10 maart 2023 aanwezig was bij een bespreking over afnames in het kader van een raamovereenkomst, had te maken met de omvang van de colleges én het gegeven dat de algemeen directeur van de gemeente er mij niet attent op maakte om afwezig te blijven.

Bijkomend: in de media (De Tijd, 27 september 2023) heeft de leasingmaatschappij verklaard dat zij altijd correct heeft gehandeld en dat een interne analyse van de procedures geen anomalieën aan het licht bracht.

Geen invloed op voorbereiding, besluitvorming en uitvoering administratie en college

Ten tweede: ik oefende nooit invloed uit op de besluitvorming.

Het betreffen openbare aanbestedingen: iedereen kan deelnemen. Ze worden gepubliceerd op e-procurement. De technisch directeur van de gemeente is de eindverantwoordelijke voor de opmaak van bestekken. Alle gunningsbeslissingen worden eveneens van visum voorzien door de financieel directeur van de gemeente. De gemeentelijke administratie bereidt de bestekken voor, het college van burgemeester en schepenen beslist tot plaatsing, vervolgens worden deze gepubliceerd (op nationaal en Europees niveau), de verslagen van nazicht worden door de gemeentelijke administratie voorbereid en het college beslist tot gunning.

Vragen om informatie werden door gemeentelijke diensten en collega’s-schepenen vaak aan mij gericht, gelet op mijn jarenlange ervaring en kennis van specifieke materies zoals milieuvriendelijke motorisatie en elektrificatie van het wagenpark. Het is logisch dat men mij om inlichtingen vroeg: ze deden beroep op aanwezige kennis in het college. Aan een notaris en advocaat, eveneens lid van het college, werden zaken uit hun vakdomeinen voorgelegd.

Ik verstrekte informatie, steeds met het algemeen belang voor ogen, in alle openheid en op vraag van eenieder binnen de gemeente. Nooit stuurde ik in één of andere richting. Nooit betrachtte ik enig persoonlijk voordeel en steeds werd naar kostenefficiënte oplossingen voor de gemeente gestreefd. Alle beslissingen werden trouwens voorbereid door de gemeentelijke diensten en vervolgens door collegiale besluitvorming genomen. Noch de financieel directeur noch de algemeen directeur, noch de administratie, noch de collega’s schepenen maakten mij erop attent dat hij niet aanwezig mocht zijn op de bespreking inzake de gunning van dergelijke overheidsopdrachten.

Bij herhaling wordt bevestigd dat ik nooit enige invloed of druk heb uitgeoefend, noch in het kader van de besluitvorming – die steeds collegiaal gebeurde –, noch in het kader van de keuze van wagen. Bovendien kiest het personeelslid de bedrijfswagen. Noch de schepen zelf, noch het college maken deze keuze. De opdracht van het college van burgemeester en schepenen bestaat erin om te beslissen of de keuze van het personeelslid binnen de contouren van de Carpolicy zit.

Op een gegeven moment stelden sommigen hierover vragen. In overleg met de algemeen directeur van de gemeente besloot ik zelf om voorzichtigheidshalve niet meer deel te nemen aan beraadslagingen over dergelijke materies. (Zie bv. de besluitenlijst van het college van 3 februari 2023.)

Dat mogelijks een leasingmaatschappij een auto kan laten leveren of onderhouden bij GD – ook al wordt dit nergens in enig bestek of offerte opgelegd en ook al behoudt de betrokken medewerker resp. de leasingmaatschappij terzake de keuzevrijheid – volstaat niet om te beweren dat er sprake zou zijn van enige schijn van vooringenomenheid.

Ik heb noch het bestek, noch het gunningsverslag opgesteld en de leasingmaatschappij heeft geen contractuele band met GD, zoals hiervóór genoegzaam werd aangetoond. GD kwam evenmin tussen voor wat betreft de prijszetting.

Zoals aangehaald: ik werd nooit gewezen op enige onregelmatigheid. Toen het onderzoek begon, heb ik mij zelf in overleg met de algemeen directeur van de gemeente verontschuldigd in afwachting van de resultaten van het onderzoek. Of ik nu al dan niet aanwezig is op het college van burgemeester en schepenen voor deze besluitvorming, heeft geen enkele invloed, aangezien de beslissingen collegiaal worden genomen en in de gemeentelijke administratie voorbereid, waarbij de door de administratie opgestelde bestekken en voorbereide verslagen van nazicht werden gevolgd.

Eveneens was er in 2012 bij het aantreden als schepen voor de Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten (VVSG) geen enkel probleem dat een leasefirma wagens koopt of laat onderhouden bij een garage van een mandataris.

Carpolicy

De aanvankelijke Carpolicy werd door het college van burgemeester en schepenen goedgekeurd op 19 juni 2015. De Carpolicy 2.0 werd door het college unaniem goedgekeurd op 16 september 2022.

Deze beslissingen werden door het college genomen. Uiteraard heb ik mijn expertise ter beschikking gesteld in geval van vragen, onder meer inzake elektrificatie van wagens en laadmogelijkheden, voor het bereiken van de sustainable goals.

Maar ook het voorbeeld van een andere firma, die door een schepen – die daar werkte –  aan mij werd bezorgd, werd ter inspiratie aan de vlootmanager van de gemeente overgemaakt.

Het behoud van klassen van wagens in verhouding tot de functie van de betrokkene en bijhorende hogere leasebedragen is een politieke beslissing, waarbij een andere schepen eerder eenzelfde model e.d. nastreefden voor elke functie… Bij zowat alle bedrijven is er een onderscheid van klasse van wagen in verhouding tot de functie… Deze beslissing werd collegiaal genomen en is van toepassing op iedereen.

Men kan bovendien stellen dat hogere leasebedragen de kans dat bij GD zou worden besteld, zouden verkleinen, aangezien men met een verhoogd budget wellicht een premium merk zou kiezen, eerder dan een Renault of Nissan…

Beperkte “omzet”

In een periode van elf jaar en drie maanden leverde GD voertuigen aan een leasingbedrijf voor een omzet van 2,4 miljoen euro. Dat bedrag komt overeen met slechts  1,6% van de totale omzet van het bedrijf (152,19 miljoen euro over 11 jaar). De winst op dat omzetcijfer bedraagt minder dan 2,5% van dat percentage. Op een wagen van 25.000 euro betreft dat een winstmarge van ca. 420 euro.

Fleetkortingen worden niet toegekend door garages zoals, maar door de nationale merken. 

Overheidsopdracht 2022/2123

Naar aanleiding van het aflopen van raamovereenkomst 2018/1249 op 31 december 2022, zochten de dienst contractbeheer en de afdeling stadsonderhoud naar mogelijke alternatieven om bedrijfswagens te leasen. Lokaal bestuur Knokke-Heist is lid van aankoopcentrale Creat, die in 2021 een raamovereenkomst had gesloten m.b.t. de leasing van bedrijfswagens.

Ik had aangedrongen op een prijsonderzoek omdat volgens mij dit contract met Creat veel te duur was. Er werd eerder uit gemakzucht met Creat gewerkt omdat de gemeente zo minder bijkomend administratief werk had, hoewel dit budgettair duurder was. Ik ben echter een ondernemer en wou de gemeente zo kostenefficiënt mogelijk laten functioneren. Het gaat dus om een tussenkomst ten voordele van het lokaal bestuur.

Achteraf bleek uit het prijsvergelijkingsonderzoek dat ik het bij het rechte eind had. Creat was inderdaad een stuk duurder dan de leasingmaatschappij die uiteindelijk de opdracht toegekend kreeg. Offertes die werden gehanteerd zijn referentieoffertes om tot een prijsvergelijking te kunnen komen. Dat Creat duurder was, kan niet ontkend worden.

Er werd hierdoor dus een nieuwe overheidsopdracht uitgeschreven en het bleek dat de leasingmaatschappij de voordeligste offerte had. In de offerte werden duidelijk verschillende garages ondervraagd, niet enkel GD. De gemeentelijke administratie en collega’s schepenen deden meermaals  beroep op mij, gelet op mijn expertise en omdat ik de goedkoopste offerte zocht voor de gemeente. Ik heb de gemeente hierdoor veel geld uitgespaard, op termijn zelfs honderdduizenden euro’s.

Ik heb echter niet mee beslist tot gunning aan de leasingmaatschappij: het college van burgemeester en schepenen besliste dit unaniem op voordracht van de financieel directeur van de gemeente en in mijn afwezigheid. Op de overlegvergaderingen was ik zelfs niet aanwezig.

Dat ik als schepen oude bestekken opvroeg, is volstrekt normaal bij wege van benchmarking.

Ik handelde kostenefficiënt en trad ten bate van de gemeente op.

3. Onderhoud, herstellingen en bestellingen: een vermeende “constructie” met een andere garage in een andere provincie

Er is slechts één rechtstreeks factuur in de periode 2012-2023 voor één tankbeurt van een dienstwagen bij GD ten belope van 35,03 euro incl. BTW.

Een vervangwagen die niet-vol getankt werd teruggebracht, werd eenmalig op onderhoud gebracht bij GD in plaats van de garage te Brugge waar de wagen was aangekocht. Een personeelslid van GD hielp slechts een klant en factureerde naar OCMW.

Deze andere garage deed aanvankelijk haar eigen onderhoud, maar is hier op een bepaald moment mee gestopt, zodat deze GD daarvoor contacteerde.

Ik had geen zakelijk band met een andere garage in een andere provincie. Eveneens kan er geen sprake zijn van een constructie. In een periode van 11 jaar werd er voor 7.932,12 euro door de betrokken garage aan de gemeente gefactureerd.

Op verzoek van de vlootmanager van de gemeente werd dit soort herstelling van immobiele voertuigen – waarbij de veiligheid van de wagen en de bestuurder in het gedrang kwam (bv. brandstoflekken, niet functionerende stoplichten, …) – in eigen gemeente bij GD uitgevoerd in onderaanneming van de andere garage, in plaats van deze naar een garage in een andere provincie te moeten transporteren, met het oog op kostenbesparing.

Slechts een gedeelte van voormeld bedrag heeft betrekking op herstellingen bij GD. De omzet van deze herstellingen bedraagt voor GD 4069,74 euro gespreid over 11 jaar (wat overeenkomt met 0,0027% van de omzet van GD in die periode). Het gaat hier over 18 interventies in die periode o.a. m.b.t. veiligheid (kapot achterlicht, kapot stoplicht, defect remlicht, brandblusser, brandstoflek, voorruit kapot), panne (batterij) e.d. Veertien daarvan betroffen interventies voor een bedrag lager dan 250 euro.

Een ander deel van voormeld bedrag – 3862,36 euro – heeft niets met GD te maken, maar werd door de andere garage gefactureerd (zeven facturen voor batterijen, laadkabels, oplaadkabels, bagagedrager) en betroffen dus geen herstellingen.

Dat een bestelbon bij de gemeente soms van latere datum is dan de factuur, is eenvoudig te verklaren door het gegeven dat een prestatie op een bepaalde datum soms dringend en onverwacht werd verricht en op factuur werd gesteld (bv. niet functionerende remlichten), maar dat de interne bestelbon van de gemeente dan van nadien dateert, vanzelfsprekend nadat de prestatie werd verricht. Dat is een evidente vaststelling: iemand die met zijn voertuig in panne valt, weet niet vooraf dat zulks zal gebeuren, en kent vaak niet de oorzaak van die panne.

Het zou dan gaan over een ‘constructie’ die een omzet van 570 euro per jaar vertegenwoordigd, waarbij de winstmarge uiteraard beduidend lager ligt.